Управление документацией. :: KlubOK.net

MaslovaNA писал(а):

документооборот или реальные дела, или то и другое?

Документооборот расходится с делом? Зачем тогда вобще писать в документах того, чего нет и видимо не будет?

Пример положения http://mymanager.com.ua/bp/bs/overview/reports.php#r1

Добрый день! Буду очень признательна получить разъяснение по такому вопросу:
В проекте СТП «Управление документацией и записями»(сами создавали) описано что такое записи, какие формы записей определены на предприятии, их ведение в подразделениях, заполнение, регистрация, срок и место хранения, их изъятие. В каждом подразделении руководитель назначает сотрудника, отв. по ведению и заполнению записей. Консультант после чтения затребовал ввести в документ описание по ведению сводной формы записей в эл. виде, где указана прослеживаемость документа, место хранения и срок хранения.
Проконсультируйте:нужна ли сводная форма записей в эл.виде(требует консультант"иноязычный"или мы не понимаем что от нас надо).На местах в каждом подразделении на основании методик и СТП подразделений (свои бланки, формы и т.д.) ведутся свои записи, подтверждаются в журналах, в графиках. Пример (метрологич. служба):поверка прибора, есть св-во о поверке, отмечается в графике поверок(№,дата, с/д, место хранения св-ва).Если каждое подразделение будет все записи вносить в сводную эл.форму, не будет ли «каша».В какой общей сводной форме по предприятию всё вести??? Разбить по подразделениям? Подскажите.

SpichenkoIN писал(а):

Добрый день! Буду очень признательна получить разъяснение по такому вопросу:
В проекте СТП «Управление документацией и записями»(сами создавали) описано что такое записи, какие формы записей определены на предприятии, их ведение в подразделениях, заполнение, регистрация, срок и место хранения, их изъятие. В каждом подразделении руководитель назначает сотрудника, отв. по ведению и заполнению записей. Консультант после чтения затребовал ввести в документ описание по ведению сводной формы записей в эл. виде, где указана прослеживаемость документа, место хранения и срок хранения.
Проконсультируйте:нужна ли сводная форма записей в эл.виде(требует консультант"иноязычный"или мы не понимаем что от нас надо).На местах в каждом подразделении на основании методик и СТП подразделений (свои бланки, формы и т.д.) ведутся свои записи, подтверждаются в журналах, в графиках. Пример (метрологич. служба):поверка прибора, есть св-во о поверке, отмечается в графике поверок(№,дата, с/д, место хранения св-ва).Если каждое подразделение будет все записи вносить в сводную эл.форму, не будет ли «каша».В какой общей сводной форме по предприятию всё вести??? Разбить по подразделениям? Подскажите.

Ну для начала скажите, а какую систему вы строите - ИСО 9001 или что-то другое? Консультант по определению не может от вас ничего требовать. Я не знаю такого стандарта, где бы было указано, что записи нужно вести именно в электронном виде, введите в бумажном если вам так удобнее. Чтобы не было "каши" в сводной форме не ведите записи, а только указывайте общую информацию, например, номер, срок хранения, прослеживаемость (от кого-кому) и т.д.

MaslovaNA писал(а):

Здравствуйте уважаемые участники форума!

Начала разработку положений о структурных подразделениях, возникли вопросы по поводу содержания раздела «Взаимодействие» (СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ). Что нужно описать: документооборот или реальные дела, или то и другое? Может что-то еще, поясните, пожалуйста.

С уважением...

Как вариант:
Приводится перечень подразделений с которыми контактирует данное подразделение или исполнитель при выполнении своих задач, с указанием от какого подразделения (исполнителя) что получает и кому (куда) что передает
Сроки получения информации, порядок подписания, согласования и утверждения документов
Про стороннии организации с кем и каков порядок взаимодействия (как, через кого, с чьего разрешения и т.д.)

Спасибо PetrovDU за ответ, учтём в работе. Пошло просветление. Мы сертифицированы по системе ИСО 9001, теперь идет подготовка по ИСО/ТС 16 949 (особые требования по применению ИСО 9001-2001 в автомобильной промышленности). Конечно, к требованиям мы прислушиваемся и хотим понять как надо, как принято и должно быть. В эл.виде всё же удобней, входишь в нужный файл, заносишь общие данные, что, куда направляется, и место хранения. Выходит дублирование (на местах в бумажном виде заполняешь формы, бланки и фиксируешь запись в журналах), а потом вкратце ещё вносишь инфор-ю в сводную форму.Зато видна прослеживаемость. Просто сводная форма видно должна быть по подразделениям в формате pdf или в др. варианте (работа программистов), чтобы никто не мог посторонний войти и уничтожить данные. Зашел в свой раздел, занес данные, закодировал, и ходи читай по другим разделам прослеживаемость. В СТП подразделений есть блок-схемы, где есть взаимосвязь что, куда направляется. Если у кого есть варианты и опыт пишите. Хотелось скачать предложенный А.Гариным документ «Управ. документацией и записями» не получается. Хотелось рассмотреть как вариант, но увы…

Организация в котрой я работаю, проходит сертификация на ИСО 9001-2000, сертификац орган Интерсертифика Тюф.
Вопрос: В документации СМК нашей организации мы ссылаемся на ISO 9001-2000, потому как на будущем сертификате будет написано "...QMS conforms ISO 9001 req's" ну или что-то в этом! Можем ли мы в наших документах вместо ссылок на ISO 9001-2001 ссылаться на наш ГОСТ Р ИСО 9001-2001 не будет ли это ошибкой? В разделе Норм.Ссылки мы ссылаемся на наш аутентичные стандарты серии ИСО 9000 и на международны серии серии ИСО 9000....!

SASHA27 писал(а):

В документации СМК нашей организации мы ссылаемся на ISO 9001-2000

Правильная ссылка ISO 9001:2000...

SASHA27 писал(а):

Можем ли мы в наших документах вместо ссылок на ISO 9001-2001 ссылаться на наш ГОСТ Р ИСО 9001-2001 не будет ли это ошибкой? В разделе Норм.Ссылки мы ссылаемся на наш аутентичные стандарты серии ИСО 9000 и на международны серии серии ИСО 9000....!

Самое правильное -- узнать позицию вашего органа сертификации по этому вопросу...

ИМХО 1 вы вообще можете не ссылаться ни на тот ни на другой стандарт
ИМХО 2 если вы ссылаетесь и на ISO 9001:2000 и на ГОСТ Р ИСО 9001-2001, то лучше определить приоритеты стандартов для случая, если отребования одного не будут соответствовать требованиям другого...

Доброго времени суток!

Подскажите, пожалуйста, не знаю как быть с внесением изменений в документацию.

Т.е. если например, в ДИ имеется ссылка на СТП ил СРМ, который уже подвергся изменениям, как проконтролировать внесение изменений в эту ДИ, как её найти, узнать, что в её тексте есть на уже изменённый СТП ссылка? Да ещё и довести содержание этих изменений до человека, который подписывал ДИ?

KhodnevichEA писал(а):

Доброго времени суток!

Подскажите, пожалуйста, не знаю как быть с внесением изменений в документацию.

Т.е. если например, в ДИ имеется ссылка на СТП ил СРМ, который уже подвергся изменениям, как проконтролировать внесение изменений в эту ДИ, как её найти, узнать, что в её тексте есть на уже изменённый СТП ссылка? Да ещё и довести содержание этих изменений до человека, который подписывал ДИ?

Когда документ утверждают приказом по предприятию, то в приказе назначают ответственного (ответственных) за актуализацию документации СМК, а при необходимости приложением к приказу подготавливают план мероприятий по внедрению данного документа. В этом плане можно более подробно расписать все необходимые действия (включая контроль за оповещением об изменениях), ответственных за них и сроки.
Все эти мероприятия должны быть предусмотрены в вашей процедуре "Управление документацией".

А для удобства работы можно в каждом документе предусмотреть разделы "Документы, НА которые есть ссылки в этом НД", и "Документы, В которых есть ссылки на этот НД".

+ Если вся документация введется в электронном виде и хранится на одном сервере, удобно оформить эти разделы как гиперссылки.

+ + Иногда удобно для (хотя бы для некоторых категорий документов) сделать сводную таблицу - матрицу перекрестных ссылок.

AlCash писал(а):

....
+ + Иногда удобно для (хотя бы для некоторых категорий документов) сделать сводную таблицу - матрицу перекрестных ссылок.

Пожалуйста поясните, что такое матрица перекрестных ссылок.
И как на практике возможно это использовать.
Заранее благодарен.

AlCash писал(а):

Когда документ утверждают приказом по предприятию, то в приказе назначают ответственного (ответственных) за актуализацию документации СМК, а при необходимости приложением к приказу подготавливают план мероприятий по внедрению данного документа. В этом плане можно более подробно расписать все необходимые действия (включая контроль за оповещением об изменениях), ответственных за них и сроки.
Все эти мероприятия должны быть предусмотрены в вашей процедуре "Управление документацией".

Получается, при каждом изменении практически каждого 2-го внутреннего нормативного документа нужно перелопачивать всю документацию, в которой он может упоминаться?

"Перелопачивать" документацию Вы ОБЯЗАНЫ (требование МС ИСО 9001 по обеспечению актуальности документов).
Совершенно здравое требование. А зачем нужна ДИ с кучей ссылок на несуществующие документы?

А вот "матрица перекрестных ссылок" - это совершенно НЕОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ, но простенький и иногда удобный инструмент для "перелопачивания", которым мы пользуемся.

Представляет собой просто табличку, например в Экселе.
По горизонтали перечисляются например все процедурные документы.
Тоже самое - по вертикали.
Заполняете по строкам.
Если в "горизонтальной" процедуре есть ссылка на процедуру "по вертикали", ставите какой-нибудь значок.
Такой вот СМК-кроссворд.
Можно и дополнить - добавлять в соответствующую ячейку другой значок, если наоборот - на "горизонтальную" процедуру есть ссылка в "вертикальной", иногда так удобно, но можно и запутаться с дублированием значков.

Удобство этой таблички - просто в наглядности, видны взаимосвязи всех документов, сразу видно, какие нужно исправлять.
Если в таблице будут одновременно гиперссылки на электронные версии документов - еще удобнее.
Но это конечно примитив для небольшого объема документации, если вы не хотите закупать специализированные программы.

Спасибо, попробую внедрить у себя.

Хочу предложить пользователям сайта свой вариант СТП "Управление записями" для испытательной лаборатории (Украина). Составлен с
учетом требований ДСТУ ИСО 17025-2006 и в формате национального стандарта ДСТУ 1.1:2001 Национальная стандартизация. Лаборатория
занимается контролем качества лекарственных средств и разработкой
аналитической документации (фармотрасль).
Если кому-то файл пригодился, сообщите, мне будет приятно.

BoyarskayaVA писал(а):

Хочу предложить пользователям сайта свой вариант СТП "Управление записями" для испытательной лаборатории (Украина). Составлен с
учетом требований ДСТУ ИСО 17025-2006 и в формате национального стандарта ДСТУ 1.1:2001 Национальная стандартизация. Лаборатория
занимается контролем качества лекарственных средств и разработкой
аналитической документации (фармотрасль).
Если кому-то файл пригодился, сообщите, мне будет приятно.

Здравствуйте, VA. Уверена, что обязательно пригодится. Очень приличный документ, содержит уточнение положений, о которых часто забывают. Мне очень понравился п. 6.10 о необходимости КД. Правда, перекрестной ссылки на эту процедуру нет, и это, по-моему "минус". Но это обычное дело при оформлении процедур по образцу гос.стандарта. И блок-схема в конце, это тоже из-за стандарта. Мы в своем формате процедур (готовили лабораторию под аккредитацию по ISO 15189) блок-схемой начинаем, а заканчиваем таблицей записей и таблицей коммуникаций по сводным записям (что, кто, кому, когда). В любом случае - документ хороший, показывает ясное понимание места управления записями в СМК, приятно, что Вы его опубликовали. Спасибо! Успехов!!!
Василевская, qb@qbcentre.spb.ru